Kompetenzprofil für den Aufsichtsrat
Für das Gesamtgremium ist gemäß der Neufassung des DCGK ein unternehmensspezifisches Kompetenzprofil zu erstellen. Daneben soll der Aufsichtsrat konkrete Ziele für seine Zusammensetzung erarbeiten und verabschieden. Wahlvorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sollen diese Ziele berücksichtigen und gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium anstreben (Ziffer 5.4.1 DCGK).
Dem Aufsichtsrat soll eine nach seiner Einschätzung angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder angehören, wobei – so die neue Kodex-Empfehlung – die Eigentümerstruktur zu berücksichtigen ist. Dies bedeutet aber nicht zwingend, dass ein „Streubesitz“-Vertreter zu bestellen ist. Bei börsennotierten Gesellschaften, die der Mitbestimmung unterliegen, muss sich der Aufsichtsrat wie bisher zu mindestens 30% aus Frauen zusammensetzen (§ 96 Abs. 2 AktG). Andere börsennotierte Gesellschaften müssen zumindest Zielgrößen für den Frauenanteil festlegen (§ 111 Abs. 5 AktG).
Veröffentlichungspflichten über Aufsichtsratsmitglieder
Neu ist auch die Kodex-Empfehlung, wonach dem Kandidatenvorschlag für den Aufsichtsrat ein aussagekräftiger Lebenslauf sowie eine Übersicht der wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat beigefügt werden sollen. Beides soll für alle Aufsichtsratsmitglieder jährlich aktualisiert auf der Website des Unternehmens veröffentlicht werden (Ziffer 5.4.1 DCGK).
Entsprechenserklärung
Vorstand und Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften haben jährlich gemeinsam zu erklären, ob den Empfehlungen des DCGK entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht (§ 161 Abs. 1 AktG). Unternehmen sollten hierbei auch für das Jahr 2018 prüfen, welche der immer zahlreicheren Kodex-Empfehlungen für sie konkret sinnvoll sind und auch nicht davor zurückschrecken, mit Begründung vom Kodex abzuweichen. Die aktuelle Entsprechenserklärung ist auf der Internetseite der Gesellschaft dauerhaft öffentlich zugänglich zu machen. Der DCGK empfiehlt darüber hinaus, nicht mehr aktuelle Entsprechenserklärungen fünf Jahre auf der Internetseite zugänglich zu halten.
Erklärung zur Unternehmensführung
Der Vorstand börsennotierter Gesellschaften ist zudem verpflichtet, eine Erklärung zur Unternehmensführung in den Lagebericht aufzunehmen oder auf der Internetseite der Gesellschaft öffentlich zugänglich zu machen (vormals in § 289a Abs. 1 HGB, nunmehr in § 289f Abs. 1 HGB geregelt). In diese Erklärung sind aufzunehmen die Entsprechenserklärung, sonstige relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken, eine Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat, bestimmte Angaben zur Aufstellung und Einhaltung von Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand, in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands sowie im Aufsichtsrat oder – sofern eine gesetzliche Mindestvorgabe zur Beteiligung von Frauen und Männern im Aufsichtsrat besteht – zur Einhaltung dieser Mindestvorgaben und schließlich bei großen Kapitalgesellschaften neuerdings auch eine Beschreibung des Diversitätskonzepts sowie Angaben zu dessen Einhaltung.
Corporate Governance Bericht
Darüber hinaus sollen Vorstand und Aufsichtsrat weiterhin jährlich über die Corporate Governance berichten und diesen Corporate Governance Bericht im Zusammenhang mit der Erklärung zur Unternehmensführung veröffentlichen (Ziffer 3.10 DCGK). Der Corporate Governance Bericht soll nunmehr auch über den Stand der Umsetzung des angestrebten Kompetenzprofils sowie die nach Einschätzung des Aufsichtsrats angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner im Aufsichtsrat sowie die Namen dieser Mitglieder informieren (Ziffer 5.4.1 DCGK).
Nicht finanzielle Erklärung
Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie zu Corporate Social Responsibility (CSR) Richtlinie in nationales Recht werden bestimmte große Kapitalgesellschaften und Konzerne erstmals verpflichtet, im Rahmen des Lageberichts bzw. Konzernlageberichts eine Erklärung über diverse nichtfinanzielle Aspekte abzugeben (§§ 289b Abs. 1, 315b Abs. 1 HGB). Neben einer Beschreibung des Geschäftsmodells bezieht sich die Erklärung inhaltlich auf Umwelt-, Arbeitnehmer- und Sozialbelange sowie die Achtung der Menschenrechte und die Bekämpfung von Korruption und Bestechung. Der Aufsichtsrat hat die nicht finanzielle Erklärung inhaltlich zu prüfen.
Compliance Management System und Hinweisgebersystem
Die aktienrechtliche Organisationspflicht des Vorstands verlangte bisher bereits, dass der Vorstand bei entsprechender Gefährdungslage eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation einrichtet. Die Neufassung des DCGK empfiehlt nun des Weiteren, dass der Vorstand für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen sorgen und deren Grundlagen offen legen soll (Compliance Management System). Zusätzlich empfiehlt der Kodex, für Mitarbeiter ein vertrauliches Hinweisgebersystem auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu schaffen und regt zudem an, diese Möglichkeit auch Dritten einzuräumen (Ziffer 4.1.3 DCGK).
Planung und Durchführung der Hauptversammlung
Terminierung und Einladung zur Hauptversammlung
Der Termin der ordentlichen Hauptversammlung steht meistens vorab fest und richtet sich im Wesentlichen nach der Verfügbarkeit der Organmitglieder. Bei einer Hauptversammlung mit kritischer Tagesordnung kann es sich anbieten, auf einen Termin auszuweichen, an dem mehrere andere bekannte Gesellschaften eine (kritische) Hauptversammlung abhalten. Dies kann leidliche „Berufskläger“ fernhalten.
Mit der Terminierung ist ein Zeitplan aufzustellen, der die Einladungsformalitäten berücksichtigt. Wesentliches Vorbereitungsdokument für die Hauptversammlung ist die Einberufung im Bundesanzeiger. Sie ist nicht selten Ansatzpunkt für Kritik und etwaige Klagen. Sowohl bei der Darstellung der Tagesordnungspunkte als auch bei den Teilnahmebedingungen und weiteren Formalien sind aktuelle Gesetzesänderungen und Gerichtsurteile zu beachten.
Vorbereitung der Mitarbeiter und Organmitglieder, Organisation des Back-Office
An der Hauptversammlung beteiligte Organmitglieder und Mitarbeiter sind in die Vorbereitung einzubeziehen. Dies betrifft unter anderem die Einberufung, Bearbeitung von Ergänzungs- und Gegenanträgen sowie die Versammlungsleitung (letztere i.d.R. abzustimmen mit dem Aufsichtsratsvorsitzenden). Der Vorstand ist vorzubereiten auf die Präsentation der Tagesordnungspunkte und die Beantwortung von Fragen in der Versammlung. Die Organisation des Back-Office, die Abstimmung mit den Dienstleistern der Hauptversammlung, den Depotbanken, den Schutzvereinigungen und weitere Organisationsaufgaben, etwa bezüglich der Teilnahmezulassung oder die Überprüfung von Stimmrechtsmitteilungen, sind ebenfalls frühzeitig zu planen.
Begleitung der Hauptversammlung vor Ort
Die Begleitung der Hauptversammlung vor Ort umfasst unter anderem die Einlasskontrollen, die Versammlungsleitung, das Back Office, den beurkundenden Notar sowie die Verfahrenseinhaltung, dabei insbesondere die Dokumentenauslage, den Wortmeldetisch, die Rednerliste, die Rede- und Fragezeitbegrenzung und eine etwaige Übersetzung. Hinzu kommt die Bearbeitung von Verfahrensanträgen etwa auf Abwahl des Versammlungsleiters, auf Sonderprüfung oder Geltendmachung von Ersatzansprüchen sowie die Reaktion auf Zwischenrufe und -fragen.
Abwehr von Aktionärsklagen und sonstigen gerichtlichen Anträgen
Im Nachgang zur Hauptversammlung kann es zu Anfechtungsklagen, Freigabe- und Spruchverfahren sowie zu sonstigen hauptversammlungsbezogenen Prozessen kommen. Auch kann es zum Antrag auf Bestellung eines Sonderprüfers, eines aktienrechtlichen Vertreters oder auf Ergänzung der Tagesordnung (gegen die Interessen der Verwaltung) kommen. Hier gilt es, Risiken bereits im Vorfeld der Hauptversammlung zu erkennen und vorzubeugen.
