Bestellung eines Abschlussprüfers auch bei registrierten Kapitalverwaltungsgesellschaften
Mit Einführung des § 45a KAGB sind nunmehr auch registrierte Kapitalverwaltungsgesellschaften verpflichtet, für nach dem 31. Dezember 2020 beginnenden Geschäftsjahre ihren Jahresabschluss prüfen zu lassen. Dabei erstreckt sich die Prüfung durch den Abschlussprüfer auch auf die Umsetzung der Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (weitergehende Ausführungen zur neuen Prüfungspflicht siehe auch hier).
Implementierung eines wirksamen Risikomanagementsystems
Als Verpflichtete des Geldwäschegesetzes haben Kapitalverwaltungsgesellschaften ein wirksames Risikomanagementsystem einzurichten, welches eine Risikoanalyse sowie interne Sicherungsmaßnahmen umfasst. Dieses bildet den Kern des risikobasierten Ansatzes, der als zentrales Grundelement internationaler sowie europäischer Vorgaben zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung der Sicherstellung eines effektiven Ressourceneinsatzes dient. Mit Verankerung in § 3a GwG erfährt dieser eine weitere Stärkung.
Risikoanalyse und interne Sicherungsmaßnahmen
Der risikobasierte Ansatz setzt eine faktenbasierte Entscheidungsfindung voraus, die eine gezielte Reaktion auf die identifizierten Risiken ermöglicht. Vor diesem Hintergrund ist auch das Kriterium der Wirksamkeit zu verstehen, welches nach Ansicht der BaFin dann erfüllt ist, wenn das Risikomanagementsystem die gesamte Geschäftstätigkeit des Verpflichteten einbezieht, die sich daraus ergebenden Risiken nachvollziehbar berücksichtigt und die daraus abgeleiteten Sicherungsmaßnahmen im Hinblick auf diese Risiken als angemessen anzusehen sind. Der zu erstellenden Risikoanalyse kommt insoweit eine Schlüsselrolle im Umgang mit der individuellen Gefährdungssituation des Verpflichteten zu. Sie stellt den Ausgangspunkt der Geldwäschepräventionsmaßnahmen dar und zielt darauf ab, unter Berücksichtigung der kunden-, produkt- und transaktionsbezogenen sowie der geografischen Risiken, das spezifische Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vollumfänglich zu erfassen. Die Anlagen zum GwG enthalten dabei eine nicht abschließende Aufzählung risikoerhöhender sowie -vermindernder Faktoren. Überdies haben Kapitalverwaltungsgesellschaften bei der Erstellung der Risikoanalyse diverse Leitlinien sowie nationale und sektorale Risikoanalysen zu berücksichtigen. Aufbauend auf den Ergebnissen der Risikoanalyse sind angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen.
Verantwortlichkeit und Geldwäschebeauftragter
Verantwortlich für das Risikomanagement sowie die Einhaltung geldwäscherechtlicher Bestimmungen ist ein zu benennendes Mitglied der Leitungsebene. Daneben haben Kapitalverwaltungsgesellschaften einen Geldwäschebeauftragten sowie einen Stellvertreter auf Führungsebene zu bestellen. Dieser ist als zentrale Figur zur Umsetzung der Geldwäschepräventionsmaßnahmen für die Implementierung und Überwachung der Einhaltung sämtlicher relevanter Vorschriften zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zuständig. Der Geldwäschebeauftrage und sein Stellvertreter sind der BaFin vorab anzuzeigen.
Kundenbezogene Sicherungsmaßnahmen
Know Your Customer
Die Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung oder eine Transaktion im Wert von mindestens 15.000 Euro lösen die Pflicht zur Identifizierung des Vertragspartners, der für diesen auftretende Person sowie eines etwaig abweichenden wirtschaftlich Berechtigten sowie zur Feststellung, ob es sich beim Mandanten bzw. dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person („PEP“) oder eine ihr nahestehende Person handelt, aus. Ferner sind die Hintergründe der Geschäftsbeziehung zu ermitteln und die Geschäftsbeziehung kontinuierlich zu überwachen.
Die Identifizierung erfolgt hierbei in zwei Schritten: Zunächst sind bestimmte personen- bzw. gesellschaftsbezogenen Angaben zu erheben. Sodann haben eine Validierung und Bewertung der erhobenen Angaben anhand bestimmter Nachweise zu erfolgen. In Abhängigkeit vom identifizierten Risiko sind allgemeine, vereinfachte oder verstärkte Sorgfaltspflichten zu erfüllen, die sich hinsichtlich des Umfangs und der Tiefe der zu ergreifenden Maßnahmen unterscheiden.
Gesetzlicher Normalfall ist die Identifizierung und Überprüfung der Angaben einer natürlichen Person mittels eines vor Ort vorgelegten Ausweisdokuments. Daneben sind weitere, abschließend aufgezählte Identitätsnachweise zulässig, deren Validität der Verpflichtete in geeigneten Verfahren überprüfen muss. Mit dem BaFin Rundschreiben 3/2017 wurde insbesondere die Gleichwertigkeit des Videoidentifizierungsverfahrens bestätigt.
Wirtschaftlich Berechtigter
Daneben besteht die Verpflichtung zur Identifizierung etwaiger wirtschaftlich Berechtigter. Beachtlich ist, dass eine Erhebung der Angaben einzig aus dem Transparenzregister zur Erfüllung der Pflicht nicht genügt. Mit der Neuregelung des § 12 Abs. 3 GwG geht sowohl eine Verschärfung der bisherigen Pflichten, als auch eine Erleichterung hinsichtlich des Umfangs der Überprüfungspflicht einher. Bei Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung mit einer Gesellschaft oder einer sonstigen Rechtsgestaltung ist Einsicht in das Transparenzregister zu nehmen und ein Nachweis der Registrierung oder ein Auszug der über das Transparenzregister zugänglichen Daten einzuholen. Bei Übereinstimmung der im Transparenzregister befindlichen Angaben mit den eigenen erhobenen Angaben und bei Nichtbestehen sonstiger Zweifel an der Identität oder Stellung des wirtschaftlich Berechtigen bzw. an der Richtigkeit der im Transparenzregister eingetragenen Angaben, sind keine über die Einsichtnahme in das Transparenzregister hinausgehende Maßnahmen zur Überprüfung der Angaben zu ergreifen. Sofern im Rahmen der Überprüfung der Angaben Abweichungen festgestellt werden, ist unverzüglich eine Unstimmigkeitsmeldung gegenüber der registerführenden Stelle abzugeben.
Transparenzregister
Im Umgang mit dem Transparenzregister ist insbesondere die geänderte Rechtslage bezüglich der Mitteilungspflicht zu beachten. Mit der zum 1. August 2021 in Kraft getretenen Änderung des Geldwäschegesetzes entfällt die Mitteilungsfiktion, nach der die Erfüllung der Pflicht zur Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister fingiert wurde, wenn sich die Eigentums- und Kontrollstrukturen bereits aus anderen elektronischen Registern (Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister) nachvollziehen ließen. Nunmehr sind sämtliche in §§ 20, 21 GwG genannten Rechtseinheiten unter Einhaltung der in § 59 Abs. 8 GwG geregelten Übergangsfristen verpflichtet, ihren wirtschaftlich Berechtigten aktiv dem Transparenzregister zu melden. Hieraus ergeben sich auch für die Abgabe einer Unstimmigkeitsmeldung gem. § 59 Abs. 10 GwG zu berücksichtigende Übergangsfristen.
Weitere Sicherungsmaßnahmen
Zuverlässigkeitsprüfung und Schulung der Mitarbeiter
Die zu ergreifenden Sicherungsmaßnahmen erfordern insbesondere eine Überprüfung der Zuverlässigkeit der Beschäftigten. Das Kriterium der Zuverlässigkeit ist dann erfüllt, wenn der Beschäftigte die Gewähr dafür bietet, dass er die geldwäscherechtlichen Pflichten sorgfältig beachtet, Verdachtsfälle dem Geldwäschebeauftragten meldet und sich weder aktiv noch passiv an zweifelhaften Transaktionen oder Geschäftsbeziehungen beteiligt. Die konkrete Ausgestaltung der Überprüfung hat hierbei risikoorientiert bei allen Beschäftigten, die in für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung relevanten Arbeitsbereichen tätig sind oder unmittelbaren Zugang zu den Geschäftsräumen haben, zu erfolgen. Zudem sind die Beschäftigten in Bezug auf die Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie der insoweit einschlägigen Vorschriften und Pflichten erstmalig und laufend zu unterrichten.
Whistleblower
Überdies ist eine Möglichkeit zu schaffen, damit Beschäftigte interne Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften vertraulich melden können. Hierbei bleibt den Verpflichteten überlassen, welche interne Stelle für den Empfang der jeweiligen Meldungen zuständig ist und wie die Vertraulichkeit der Identität der betroffenen Mitarbeiter sichergestellt wird.
Verdachtsmeldungen
Erlangt die Kapitalverwaltungsgesellschaft Kenntnis von Tatsachen, die darauf hindeuten, dass Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung vorliegen könnte oder ein wirtschaftlich Berechtigter nicht offengelegt wird, hat sie unverzüglich eine Verdachtsmeldung gegenüber der beim Zollkriminalamt angesiedelten Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) abzugeben. Das Überschreiten einer bestimmten Verdachtsschwelle, wie beispielsweise im Strafprozessrecht gefordert, ist gerade nicht erforderlich. Eine wesentliche Änderung ergibt sich aus der Neufassung des Geldwäschetatbestandes im Strafgesetzbuch. Mit Aufgabe des Enumerationsprinzips in §261 Abs. 1 StGB gelten nunmehr sämtliche Straftaten als mögliche Vortat der Geldwäsche. Die Meldepflicht besteht dabei unabhängig vom Wert des Vermögensgegenstandes.
Die Meldung muss elektronisch über das Meldeportal „goAML“ abgegeben werden. Unabhängig von der Abgabe einer Verdachtsmeldung müssen sich alle Verpflichteten mit Inbetriebnahme des neuen Informationsverbundes der FIU, spätestens jedoch ab dem 1. Januar 2024 bei der FIU für das elektronische Verfahren registrieren.